recepcionista asistente administrativo

1. Gestión documental y archivo
Digitalizar, clasificar y organizar documentos físicos y digitales.

Controlar versiones, permisos y trazabilidad de la información.

Mantener sistemas de archivo que permitan recuperar documentos en segundos.

Cumplir normas de retención documental.

2. Atención y comunicación
Atender llamadas, correos y visitas presenciales.

Filtrar comunicaciones por prioridad y derivarlas correctamente.

Ser el primer punto de contacto para clientes y proveedores.

Redactar comunicaciones internas y externas.

3. Gestión de agendas y reuniones
Organizar calendarios de directivos o equipos.

Coordinar reuniones: salas, recursos, invitaciones, confirmaciones.

Preparar materiales y tomar notas de reuniones.

Hacer seguimiento a compromisos y tareas acordadas.

4. Logística y apoyo operativo
Coordinar eventos internos (capacitaciones, reuniones, actividades).

Gestionar suministros de oficina e inventarios básicos.

Apoyar procesos de compras menores y relación con proveedores.

Resolver problemas logísticos cotidianos antes de que escalen.

5. Apoyo contable y administrativo básico
Registrar facturas, gastos y comprobantes en el software contable.

Verificar soportes y mantener documentación financiera organizada.

Apoyar conciliaciones simples y reportes operativos.

Preparar información para auditorías o revisiones internas.

6. Coordinación interdepartamental
Facilitar el flujo de información entre áreas (RRHH, Finanzas, Operaciones).

Gestionar solicitudes internas y dar seguimiento.

Apoyar proyectos administrativos y reportes de gestión.

7. Uso de herramientas digitales
Manejo de ERP, CRM, plataformas de gestión documental y bases de datos.

Elaboración de informes, métricas y reportes operativos.

Automatización de tareas repetitivas cuando es posible.-Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
2 años de experiencia
Conocimientos: Resolución de problemas, Archivo, Gestión documental, Microsoft excel
Palabras clave: recepcion, receptionist, recepcionista, ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative