Asistente Administrativo(a) y de Oficina

  Ubicación: Bogotá, Colombia 

  Tipo de contrato: puesto a tiempo parcial (3 días a la semana)  

  Tamaño del equipo: ~15 personas 

  Industria: Software y Consultoría 

  Fecha de inicio: Lo antes posible 

  Idiomas requeridos: Español (nativo o fluido), inglés (nivel profesional deseable, pero no es un requisito) 

Sobre el puesto 

Estamos buscando un(a) Asistente Administrativo(a) y de Oficina proactivo(a) y organizado(a) para unirse a nuestra oficina de Bogotá, compuesta por 15 personas. Tendrás un rol clave para asegurar el buen funcionamiento del lugar de trabajo, brindando soporte administrativo, gestionando el mantenimiento y la logística de la oficina, y contribuyendo a una experiencia positiva para empleados y visitantes. 

Responsabilidades principales 

Gestión de oficina e instalaciones 

• Gestionar compras diarias y semanales de insumos para la cafetería. 
• Mantener el inventario de la cocina y los equipos, asegurando limpieza y rotación de productos. 
• Supervisar la preparación de café y el suministro de agua potable para el equipo y visitantes. 
• Encargarse de la compra, inventario y distribución de artículos de papelería. 
• Supervisar al personal de limpieza, coordinar horarios y suministros, y garantizar que las áreas comunes se mantengan limpias y funcionales. 

Mantenimiento y coordinación con proveedores 

• Realizar revisiones periódicas de las instalaciones y equipos de la oficina. 
• Contactar a proveedores de mantenimiento, solicitar y comparar cotizaciones, y supervisar trabajos de reparación. 
• Gestionar garantías de equipos y coordinar mantenimientos sin afectar el trabajo de los empleados. 

Recepción y soporte administrativo 

• Recibir y asistir a visitantes y candidatos; gestionar tareas de recepción y coordinación de reuniones. 
• Atender llamadas, correos electrónicos y correspondencia general. 
• Organizar refrigerios y logística para visitas de ejecutivos o proveedores. 
• Asegurar la correcta organización y archivo de documentación según lo exige la normativa colombiana. 

Gestión de propiedad y arrendamiento 

• Coordinar con propietarios y administración del edificio temas relacionados con arriendo, facturas, parqueaderos y contratos. 

Soporte a empleados y protocolos de emergencia 

• Brindar apoyo ante consultas administrativas del equipo. 
• Mantener y comunicar protocolos de emergencia (incendio, sismo, simulacros de evacuación). 
• Coordinar horarios de trabajo híbrido/presencial. 

Perfil  

• Experiencia previa en administración de oficinas, coordinación de instalaciones o asistencia ejecutiva. 
• Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas. 
• Buenas habilidades de comunicación e interpersonales. 
• Persona confiable, detallista y proactiva. 
• Capacidad para trabajar de forma autónoma y con múltiples prioridades. 
• Dominio de herramientas de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word). 
• Experiencia en gestión de proveedores es una ventaja. 

¿Por qué unirte a nosotros? 

Trabajarás en un entorno dinámico y colaborativo en el sector de consultoría, con la oportunidad de liderar procesos clave y mejorar la eficiencia de la oficina. Tu trabajo tendrá un impacto directo en el bienestar de los empleados. 

Lo que ofrecemos 

• Cultura de trabajo internacional y colaborativa. 
• Rol diverso y en constante evolución, ideal para alguien con ganas de desarrollarse en varias áreas administrativas y operativas. 
• Posibilidad de teletrabajo (a definir según la misión y las necesidades).