Asistente Administrativa

En El Taller de Confecciones “La Piloto”, nos encontramos en la búsqueda de un Asistente Administrativa, proactiva y con excelente atención al detalle para apoyar las operaciones diarias de la empresa. Será responsable de coordinar actividades administrativas, brindar soporte a la dirección y facilitar la comunicación interna y externa.

Responsabilidades

• Gestionar la documentación administrativa del taller, incluyendo la organización de archivos físicos y digitales (contratos, informes, registros, pagos, etc.).
• Asistir en la elaboración y gestión de reportes e informes para la alta dirección del taller, incluyendo las actividades diarias, presupuestos y cronogramas de entregas de producto y eventos.
• Coordinar y gestionar la correspondencia (correo electrónico, notificaciones, comunicaciones internas) entre los distintos departamentos del taller.
• Apoyar en la preparación y presentación de informes financieros al área administrativa y financiera del taller.
• Organizar reuniones internas y externas, incluyendo la preparación de agendas y el seguimiento de los acuerdos y decisiones tomadas.
• Apoyar en el proceso de incorporación de nuevo personal, gestionando la documentación necesaria y garantizando la actualización de la base de datos.
• Asistir en la gestión de horarios de trabajo, turnos, y tareas de los empleados del taller para garantizar la eficiencia en las operaciones diarias.
• Coordinar la formación y capacitación del personal según las necesidades del taller.
• Redactar y gestionar comunicados internos, circulares, boletines informativos y otros documentos administrativos según las indicaciones de la dirección.
• Mantener actualizada la base de datos de contactos importantes de partes interesadas.
• Coordinar la logística de eventos desde la planificación hasta la ejecución, asegurando que todos los recursos necesarios (espacios, materiales, personal, transporte y producto) estén disponibles y bien organizados.
• Supervisar el montaje y desmontaje de eventos, garantizando que se cumplan los horarios y requisitos establecidos.
• Asegurarse de que todas las necesidades logísticas (proveedores, catering, seguridad, primeros auxilios) estén cubiertas para el correcto desarrollo de las actividades.
• Coordinar la adquisición, almacenamiento, aprobación de pagos y distribución de materiales y equipos necesarios para el óptimo desarrollo de la operación.
• Realizar inventarios regulares de equipos y suministros, asegurándose de que no haya faltantes y gestionando la reposición de los materiales cuando sea necesario.
• Coordinar con los proveedores de materiales y servicios del taller para asegurar que todos los recursos estén disponibles en el tiempo y forma requeridos.
• Ayudar en la organización de la agenda de la dirección del taller, gestionando reuniones, viajes y eventos importantes.
• Ayudar en la organización de visitas, reuniones y encuentros con proveedores, socios estratégicos y otros actores clave del taller.
• Realizar cualquier función inherente al cargo por solicitud del jefe directo.
  
  

Requerimientos

• 1 años de experiencia.
• Buen manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint)
• Habilidades de comunicación efectiva.
  
  

Nivel De Educación

• Educación mínima: Técnico Administración de Empresas, contabilidad o áreas afines